Das Personen-Verzeichnis

Unter Personen führt deine Organisation eine gemeinsame Liste: wer wofür zuständig ist, wer vertritt, wer beim Hoster der Ansprechpartner ist. Du findest den Bereich in der Seitenleiste, auf dem Handy unter Mehr.

Wozu der Bereich da ist

Fast jedes Projekt hat Menschen, die alle Beteiligten irgendwann erreichen müssen: das Sekretariat beim Kunden, den IT-Administrator, den Dienstleister, der den Server betreibt. Ihre Kontaktdaten landen sonst gern in einem Ticket oder einer Notiz, und wer sie braucht, muss sie über die Suche wiederfinden.

Unter Personen stehen sie an einer Stelle, für die ganze Organisation: Name, Firma, Funktion, E-Mail, Telefon und was sonst wichtig ist. Auch die Kontaktdaten der Leute aus deinem Team gehören dazu.

Dazu kommen die Meetings. Zu jeder Person siehst du, in welchen Meetings sie zuletzt dabei war. So findest du ein Gespräch auch über die Person, nicht nur über die Meetings selbst. Mehr dazu unter Personen und Meetings.

In der Liste stehen zwei Arten von Personen:

• Mitglieder erscheinen von selbst, sobald sie in die Organisation eingeladen und aktiv sind. Name und E-Mail kommen aus ihrem Konto.
• Kontakte sind Personen ohne Konto in Lalabase, etwa jemand auf der Kundenseite oder beim Dienstleister. Kontakte legst du von Hand an.

Wer das Verzeichnis sieht

Administratoren sehen und bearbeiten das Verzeichnis immer. Alle anderen brauchen ein Recht aus ihrer Rolle, Bereich Personen:

• Personen ansehen: die Liste und die Angaben lesen.
• Personen bearbeiten (inkl. Löschen): zusätzlich anlegen, ändern und löschen. Wer bearbeiten darf, darf auch ansehen.

Keine Rolle bekommt diese Rechte von selbst, auch keine bestehende. Ein Administrator vergibt sie gezielt, wie unter Rollen anlegen & Rechte vergeben beschrieben. Auch Rollen für die Kundenseite können sie bekommen, damit dein Kunde die Liste mitpflegen kann.

Mitglieder sieht jeder nur so weit, wie er sie auch unter Mitglieder sieht. Wer nur in einzelnen Projekten arbeitet, sieht die Kollegen aus diesen Projekten, nicht die ganze Organisation. Die Angaben zu einem Mitglied, das du nicht sehen darfst, bleiben dir verborgen.

Die Liste

Über der Liste kannst du:

• suchen: Gesucht wird in Name, Funktion, Abteilung, Firma und E-Mail. Umlaute sind egal, „Müller“ findet auch „Mueller“.
• filtern: Alle, Mitglieder oder Kontakte. Neben jedem Filter steht, wie viele Personen er zeigt.
• sortieren: Ein Klick auf Name oder Zuletzt sortiert die Liste. Sie beginnt nach Name sortiert.

Das Kästchen vor dem Namen zeigt, um wen es sich handelt: Bei einem Mitglied ist es gefüllt (oder zeigt sein Foto), bei einem Kontakt ist es nur umrandet. Fährst du mit der Maus darüber, steht dort das Wort.

Die Spalte Zuletzt zeigt, wie lange der letzte Kontakt her ist, etwa „gestern“ oder „vor 3 Wochen“. Fährst du mit der Maus darüber, steht dort, was der letzte Kontakt war. Gab es noch keinen Kontakt, bleibt die Spalte leer. Nach Zuletzt sortiert steht der neueste Kontakt oben, Personen ohne Kontakt stehen am Ende.

Eine Person öffnen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Person rechts neben der Liste, auf dem Handy als eigene Ansicht. Dort steht:

• unter dem Namen, ob es ein Mitglied oder ein Kontakt ist, und die Firma, etwa „Kontakt · Beispiel GmbH“;
• zuerst, wie du die Person erreichst: E-Mail, Telefon und weitere Nummern wie ein Fax. E-Mail-Adressen und Telefonnummern sind Links;
• danach die übrigen Angaben (Anrede, Funktion, Abteilung) und die Notiz;
• Meetings: die drei neuesten Meetings, an denen sie teilgenommen hat. Mit Alle … anzeigen siehst du alle. Ein Klick öffnet das Meeting;
• ganz unten, wer die Person angelegt hat und wie oft sie seitdem geändert wurde, etwa „Angelegt von … · 2 Änderungen“. Ein Klick darauf klappt den Verlauf auf: wer wann welches Feld geändert hat. Die alten Werte stehen dort nicht.

Was als letzter Kontakt zählt

Den letzten Kontakt zeigt die Spalte Zuletzt in der Liste.

• Bei einem Kontakt zählt das letzte Meeting, an dem er teilgenommen hat.
• Bei einem Mitglied zählt das Neuere von zwei Dingen: das letzte Meeting mit ihm und seine letzte eigene Arbeit an einem Ticket (angelegt, geändert oder kommentiert).

Es zählt nur, was du selbst lesen darfst. Ein Meeting oder Ticket aus einem Projekt, auf das du keinen Zugriff hast, erscheint nirgends und verändert auch die Sortierung nicht. Ein Meeting zählt erst, wenn sein Termin vorbei ist. Gibt es nichts, bleibt die Spalte leer.

Personen und Meetings

Personen und Meetings sind miteinander verbunden. Öffnest du eine Person, stehen unter Meetings die Meetings, an denen sie teilgenommen hat, das neueste zuerst. Ein Klick öffnet das Meeting. Gibt es keines, steht dort „Noch kein Meeting.“

So kommst du von zwei Seiten an ein Gespräch: über Meetings, wenn du weißt, worum es ging, und über Personen, wenn du weißt, mit wem du gesprochen hast.

Bei einem Mitglied weiß Lalabase von selbst, an welchen Meetings es teilgenommen hat. Bei einem Kontakt erscheinen Meetings erst, wenn jemand den Teilnehmer im Meeting mit dieser Person verknüpft hat. Wie das geht, steht unter Meeting-Teilnehmer mit Personen verknüpfen.

Personen anlegen und bearbeiten

Dafür brauchst du das Recht Personen bearbeiten.

1. Klicke oben neben dem Titel auf das grüne + (Person anlegen).
2. Trage den Namen ein. Alles andere ist freiwillig: Anrede, Funktion, Abteilung, Firma (gedacht für Dritte, etwa den Hoster), E-Mail, Telefon und eine Notiz als einfacher Text.
3. Klicke auf Speichern.

Die Anrede ist ein freies Feld: Herr, Frau, Frau Dr. oder was immer passt. Sie hilft, wenn du nur den Nachnamen kennst und der Person schreiben willst. Bleibt sie leer, gibt es keine Angabe.

Über Bearbeiten änderst du die Angaben später. Hat jemand anderes die Person inzwischen geändert, zeigt Lalabase die aktuellen Angaben und du änderst noch einmal.

Angaben zu einem Mitglied

Auch zu einem Mitglied kannst du Anrede, Funktion, Abteilung, Telefon und eine Notiz ergänzen. Fehlen diese Angaben noch, zeigt die Person den Knopf Angaben ergänzen. Name und E-Mail kommen weiter aus dem Konto und lassen sich hier nicht ändern. Ergänzte Angaben entfernen (oben in der Person unter ···) löscht nur deine Ergänzungen, das Konto bleibt.

Einen Kontakt mit einem Mitglied verknüpfen

Hast du jemanden als Kontakt angelegt, der später ein Konto bekommt, verknüpfst du beide: Öffne den Kontakt, klicke auf Bearbeiten und wähle unter Mit Mitglied verknüpfen (optional) das Mitglied. Der Name kommt dann aus dem Konto.

Haben ein Kontakt und ein Mitglied denselben Namen, weist die Person darauf hin („Gleicher Name: …“). Über Verknüpfen … öffnest du direkt das Formular dazu. Lalabase verknüpft nichts von selbst.

Personen löschen

Öffne die Person und klicke oben auf ··· und dann auf Löschen. Das entfernt einen Kontakt aus der Liste und lässt sich nicht rückgängig machen. In den Meetings bleibt sein Name als Teilnehmer stehen, nur die Verknüpfung zur Person fällt weg.

Wenn ein Mitglied die Organisation verlässt

Die Zeile mit den ergänzten Angaben bleibt erhalten und steht danach als Kontakt in der Liste:

• Ist die Mitgliedschaft nur deaktiviert, steht dort „Früheres Mitglied“.
• Wird die Person ganz aus der Organisation entfernt, fällt die Verbindung zum Konto weg. Die Angaben bleiben.