Meetings: Gespräche festhalten

Im Bereich Meetings hältst du Kundengespräche, Telefonate und Besprechungen als eigenes Arbeitsobjekt fest — mit Notizen oder Transkript, Teilnehmern und optionaler KI-Zusammenfassung. So bleiben Gesprächsergebnisse dauerhaft auffindbar, statt in verstreuten Notizen zu versickern.

Ein Meeting dokumentiert ein bereits stattgefundenes Gespräch — es ist kein Kalender und keine Terminplanung. Zukünftige Termine planst du wie gewohnt in deinem Kalender; in Lalabase hältst du danach das Ergebnis fest: was besprochen wurde, mit wem, und was daraus folgt.

Ein Meeting anlegen

1. Öffne in der Seitenleiste Alle Meetings.
2. Klicke oben rechts auf das Plus.
3. Wähle das Projekt, zu dem das Gespräch gehört. Darunter erscheint das Formular.
4. Vergib einen Titel und wähle Datum & Uhrzeit (Vorgabe: jetzt) sowie optional die Dauer.
5. Erfasse Notizen und/oder füge ein Transkript aus deinem Aufnahme-Tool ein.
6. Speichere. Das neue Meeting steht danach oben in der Liste. Ist gerade ein Filter aktiv, den es nicht erfüllt, sagt dir die Meldung, dass es angelegt wurde und nur ausgeblendet ist.

Arbeitest du ohnehin in einem Projekt, geht es kürzer: Dort führt Meetings in der Projekt-Navigation zur Liste dieses Projekts. Das Plus legt sofort an, ohne nach dem Projekt zu fragen, und das gespeicherte Gespräch öffnet sich gleich in der Detailansicht.

Teilnehmer erfassen

Im Teilnehmer-Feld wählst du Teammitglieder direkt aus der Vorschlagsliste — dann ist die Teilnahme mit dem jeweiligen Konto verknüpft. Namen von Personen ohne Konto (z. B. Kundenkontakte) tippst du frei ein; sie werden als externe Teilnehmer geführt. Liegt ein Transkript vor, erkennt die KI auf Wunsch die Sprecher automatisch (Teilnehmer mit KI erkennen).

Was zu tun ist, wenn ein extern erfasster Name später doch einem Teammitglied gehört, steht unter Externe Teilnehmer mit Mitgliedern verknüpfen.

Die Teilnehmerliste steuert außerdem die Darstellung des Transkripts: Sprecherzeilen wie „Samira:" werden fett hervorgehoben, sobald der Name zu einem erfassten Teilnehmer passt. Fehlt jemand in der Liste, bleibt seine Zeile unauffällig. Ergänze die Person dann als Teilnehmer, danach ist auch ihr Gesprächsanteil hervorgehoben.

KI-Zusammenfassung

Ist die KI in deiner Organisation aktiviert und konfiguriert, erstellst du über Zusammenfassung erstellen eine kompakte Übersicht der wichtigsten Punkte. Du kannst sie jederzeit neu erzeugen.

Zeit auf ein Meeting buchen

Unter dem Titel steht die Zeit, die schon auf das Meeting gebucht ist. Ein Klick darauf öffnet das Formular; solange noch nichts gebucht ist, heißt die Stelle Aufwand buchen …. Links trägst du die Zeit ein, rechts siehst du die bisher gebuchten Zeiten. Wie diese Zeiten später abgerechnet werden, steht unter Zeiten abrechnen.

Für Suche & Chat freigeben

Aktiviere beim Speichern Für Suche & Chat freigeben, damit Notizen und Transkript für alle Projektmitglieder mit Meeting-Leserecht über die Suche und die Suche im KI-Assistenten auffindbar werden. Wenn du die Freigabe zurücknimmst, entfällt diese Auffindbarkeit.

Unabhängig davon kannst du ein geöffnetes Meeting über Assistent fragen ausdrücklich als Bezug auswählen. Analyse erstellen bei den gespeicherten Analysen und Aufgaben ableiten bei den Ticket-Vorschlägen öffnen denselben Assistenten gleich im passenden Modus, senden aber noch nichts ab. Mit Meeting-Leserecht kann der Assistent Notizen und Transkript auch ohne Suchfreigabe lesen. Das Auswählen erteilt keine Suchfreigabe und verändert weder das Meeting noch seine gespeicherten Analysen. Die feste KI-Kurzfassung behält ihren eigenen Button. Mehr dazu unter Meetings im Assistenten.

Filter, gespeicherte Ansichten und Spalten

In der Meetingliste eines Projekts ist Alle Meetings die Grundansicht. Mit Filter hinzufügen schränkst du nach Teilnehmern, Meetingdatum, Ersteller sowie Erstellungs- und Änderungsdatum ein. Für Teilnehmer kannst du einen, alle oder keinen der ausgewählten Namen verlangen. Mehrere Bedingungen lassen sich kombinieren und einzeln entfernen.

Die Suche bietet Nur Titel und Titel und Inhalt. Im Inhaltsmodus werden auch Notizen, Transkript und Zusammenfassung durchsucht. In dieser Projektliste findest du alle Meetings, die du lesen darfst, unabhängig von ihrer Freigabe für die Suche im KI-Chat. Meetings werden ausschließlich im Bereich Meetings aufgelistet; unter Wissen findest du Notizen und Dateien.

Speichere deine Auswahl als benannte Ansicht. Über ihr Menü kannst du die Bedingungen bearbeiten, Änderungen zurücksetzen oder den Expertenfilter öffnen. Auch eine Ansicht ohne Bedingungen ist möglich: Sie zeigt alle lesbaren Meetings ihres Bereichs. Meeting-Ansichten stehen nur hier, nicht unter Wissen. Geteilte Ansichten kannst du nur mit entsprechender Bearbeitungsfreigabe ändern.

Über die Spaltenauswahl wählst und sortierst du die angezeigten Angaben. Der Titel bleibt immer sichtbar. Angeheftete Spalten bleiben auch bei einer schmalen Liste neben einem geöffneten Meeting lesbar. Die Grundansicht speichert deine persönliche Auswahl; gespeicherte Ansichten können eigene Spalten haben. Für alle Ansichten übernehmen überträgt die Spalten auf deine eigenen Ansichten und erhält deren jeweilige Pins.

Beim Öffnen und Schließen eines Meetings bleiben Suche, Filter, Sortierung und Seite erhalten. Die organisationsweite Übersicht Alle Meetings in der Seitenleiste hat weiterhin ihre eigene Suche und ihre bisherigen Filter.