Zeiten abrechnen

Sobald Zeiten erfasst sind, bündelst du sie in Abrechnungen — die Grundlage für deine Rechnung an den Kunden. Zeiten erfasst du zuerst, siehe Zeiterfassung.

Lalabase selbst schreibt keine Rechnung: Das erledigst du in deinem gewohnten Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm. Hier hältst du nur die Rechnungsnummer fest und verknüpfst die Abrechnung so mit der extern erstellten Rechnung.

Die Liste im Blick

Der Reiter Abrechnungen zeigt alle Abrechnungen als Tabelle: Name mit den beteiligten Projekten darunter, Anzahl der Zeiten, Summe, Status, Rechnungsnummer und Erstelldatum. Ein Klick auf die Zeile öffnet die Abrechnung; das Menü am Zeilenende führt zu Ansehen, Bearbeiten, Zur Rechnung geben und Löschen. Bearbeiten und der Statuswechsel öffnen sich als kleines Fenster direkt auf der Seite. Unter der Tabelle steht die Summe der sichtbaren Abrechnungen.

Gefiltert wird wie in der Zeitenliste: Zeitraum (er greift auf das Erstelldatum der Abrechnung), Projekt und die Status-Zeile mit den Kästchen zur Abrechnung und berechnet — die Zahl daneben sagt, wie viele Abrechnungen ein Klick zeigen würde, gezählt unter den übrigen Filtern. Beide Kästchen an heißt: alle. Die Suche findet Name, Beschreibung und Rechnungsnummer; zurücksetzen erscheint, sobald etwas die Liste einengt. Über der Tabelle steht die Antwort auf den Filter: Anzahl und Gesamtsumme.

Abrechnung anlegen

1. Öffne Zeiten und wechsle oben auf den Reiter Abrechnungen — oder ordne offene Zeiten direkt am Ticket über Klick zum Zuordnen einer Abrechnung zu.
2. Wähle eine bestehende Abrechnung oder lege mit Neue Abrechnung eine neue an.
3. Die Zeiten hängen jetzt gebündelt an dieser Abrechnung.

Aufbereiten und exportieren

Öffne die Abrechnung. Oben fasst sie ihre Kennzahlen zusammen: Dauer, Status, Zeitraum, Umfang, Projekte und Rechnung. Drei Ansichten helfen dir: chronologisch, nach Bezug und Kundenexport. Die Spalte Bezug zeigt, woran eine Zeit hängt — an einem Ticket oder an einem Meeting. In der Ansicht nach Bezug bekommt jeder Bezug eine eigene Zeile mit Summe; Zeiten ohne Bezug stehen am Ende. Im Kundenexport erzeugst du über Beschreibungen erstellen kundentaugliche Texte je Zeit-Session, passt sie bei Bedarf an und lädst alles als Excel-Export herunter.

Als abgerechnet markieren

Zur Rechnung geben öffnet ein kleines Fenster: Rechnungsnummer und Datum eintragen, speichern, fertig. Die Abrechnung wandert vom Filter zur Abrechnung zu berechnet. Den Statuswechsel dürfen Admins und die Finance-Rolle; Name und Beschreibung bearbeitet weiterhin auch, wer die Abrechnung angelegt hat. Eine berechnete Abrechnung ziehst du über das Menü mit Abrechnung zurückziehen zurück. Das entfernt die Rechnungsnummer auch von allen enthaltenen Zeiten, deshalb fragt Lalabase vorher nach.

Teilabrechnungen am Ticket erkennen

Ist nur ein Teil der auf einem Ticket erfassten Zeit abgerechnet, zeigt das Ticket ein bernsteinfarbenes Halbkreis-Symbol. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint der Hinweis Gemischter Abrechnungsstatus. Ein Klick öffnet ein kleines Fenster mit dem Link Zur Time-Sessions-Übersicht, der dich direkt zu allen Zeiten dieses Tickets führt — über alle Zeiträume und Abrechnungsstatus hinweg. So siehst du sofort, welche Sitzungen noch offen sind und welche bereits abgerechnet wurden.