KI-Synchronisation & Index-Status
Damit KI-Chat und die semantische Suche deine Inhalte inhaltlich finden, wandelt Lalabase Notizen, Tickets, Beiträge, Dokumente, Meetings, Gesprächsanalysen, Doku-Seiten und die Datei-Anhänge an Tickets und Kommentaren in einen durchsuchbaren Vektor-Index um (sogenannte Embeddings). Diese Seite ist eine reine Statusübersicht: Sie zeigt, wie vollständig dieser Index ist — für die ganze Organisation und pro Projekt. Im Normalfall musst du hier nichts tun.
Wozu der KI-Index dient
Ein Embedding ist eine mathematische Repräsentation eines Textes. Nur was eingebettet ist, kann die KI über Bedeutung finden, nicht nur über Stichworte. Ist ein Inhalt noch nicht eingebettet, taucht er in KI-Antworten und der semantischen Suche schlicht nicht auf.
Was die Übersicht anzeigt
Ganz oben steht eine Zusammenfassung in Klartext: ob alles verarbeitet ist, wie viel aussteht, ob etwas fehlgeschlagen ist, und daneben die Knöpfe Neu verarbeiten und Status aktualisieren. Im Normalfall reicht dieser eine Absatz, alles darunter ist Detail.
Darunter stehen die Gesamtzahlen der Organisation und eine Aufschlüsselung pro Projekt mit einem Fortschrittsring. Die Projekttabelle führt jede Inhaltsart, die Lalabase aufbereitet: Notizen, Beiträge, Tickets, Dokumente, Doku-Seiten, Meetings, Gesprächsanalysen sowie Ticket-Anhänge und Kommentar-Anhänge. Tickets werden immer eingebettet. Notizen, Beiträge, Dokumente und Meetings nur, wenn für sie die KI-Aufbereitung aktiviert ist. Gesprächsanalysen nur, wenn sie veröffentlicht und für die Suche freigegeben sind. Anhänge nur, wenn sich aus der Datei Text lesen lässt, und nie an einem privaten Kommentar.
Die Zusammenfassung und die Projekttabelle lesen dieselbe Liste von Inhaltsarten. Was oben als ausstehend genannt wird, findest du unten in einem Projekt wieder. Ein Inhalt, dessen Aufbereitung fehlgeschlagen ist, zählt an beiden Stellen als Fehler und nicht als ausstehend. Neu verarbeiten versucht ihn trotzdem noch einmal.
Der Vektorraum in der Zusammenfassung
Die Zusammenfassung nennt auch den aktiven Vektorraum (Anbieter, Modell und Dimensionen), also den Raum, aus dem KI-Chat und Suche gerade lesen. Das ist keine Deko: Eine Organisation kann mehrere Räume halten.
Die Zahlen darüber sind allerdings raumunabhängig: Sie sagen, für wie viele Inhalte die Aufbereitung noch aussteht oder fehlgeschlagen ist, nicht, in welchem Raum die fertigen liegen. Während eines Modellwechsels kann deshalb „alles verarbeitet" dastehen, obwohl die frischen Inhalte im neuen Raum liegen und die Suche noch aus dem alten liest. Der Hinweis auf den laufenden Wechsel steht dann direkt daneben.
Steht dort, der Raum lasse sich nicht bestimmen, fehlt der KI-Zugang oder er ist gesperrt. Dann hilft kein Nachhol-Lauf, sondern ein Blick auf Zugang im Bereich KI.
Wenn gerade ein Modellwechsel läuft
Wird das Embedding-Modell gewechselt, baut Lalabase den neuen Vektorraum im Hintergrund auf. Die Zusammenfassung sagt das dann ausdrücklich und zeigt den Fortschritt. Dass währenddessen Inhalte als ausstehend gezählt werden, ist normal. Der Aufbau läuft von selbst weiter, ein Klick auf Neu verarbeiten beschleunigt ihn nicht.
Verarbeitet, ausstehend, Fehler
- Verarbeitet — der Inhalt ist im Index und für die KI auffindbar.
- Ausstehend — der Inhalt ist für die Aufbereitung vorgemerkt, aber noch nicht verarbeitet.
- Fehler — die Aufbereitung ist fehlgeschlagen, etwa wegen eines Provider-Problems.
Ausstehende Inhalte nachverarbeiten
Über Neu verarbeiten stößt du die Aufbereitung für alle noch ausstehenden Inhalte an. Das ist ein Nachhol-Lauf: Bereits verarbeitete Inhalte bleiben unangetastet, es wird nichts doppelt indexiert. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund — die Zahlen aktualisieren sich nach kurzer Zeit, ein Klick auf Status aktualisieren lädt den aktuellen Stand. Der Knopf steht in der Zusammenfassung oben und erscheint nur, wenn es tatsächlich etwas nachzuholen gibt.
Die Nachverarbeitung braucht aktivierte KI. Ist die KI für die Organisation ausgeschaltet oder das KI-Kontingent aufgebraucht, wird nichts verarbeitet — aktiviere die KI zuerst im Bereich KI unter Zugang.
Es kann auch sein, dass die Hintergrundverarbeitung selbst nicht läuft. Dann sagt die Zusammenfassung das ausdrücklich, statt weiter „Verarbeitung läuft“ zu melden. Ein Nachhol-Lauf hilft in dem Fall nicht: die Inhalte werden vorgemerkt und bleiben liegen, bis die Verarbeitung wieder läuft.
Den Index-Status und die Nachverarbeitung sehen und bedienen nur Konto-Administratoren.